Vous avez une société espagnole mais vous ne savez pas qui nommer en tant que dirigeant ? Un dirigeant local qui parle espagnol, mais avez-vous suffisamment confiance en lui pour lui confier tous pouvoirs ? Vous souhaitez conserver le pouvoir de décision depuis la France, mais pourrez-vous gérer le quotidien de la société et faire face aux imprévus locaux en espagnol ? Faut-il garder le pouvoir de décision depuis la France et faire une délégation de pouvoirs à un représentant espagnol ?
Il est important de déterminer avec attention l’organe d’administration de votre société espagnole afin de mettre en place un système à la fois efficace et rentable pour votre business mais suffisamment sécurisé pour les actionnaires.
De façon générale, il faut avoir en-tête les particularités espagnoles suivantes au moment de désigner l’organe d’administration de la filiale:
1. NIE espagnol
Les dirigeants non espagnols devront obtenir un Numéro d’Identification des Etrangers (N.I.E.) auprès de l’administration espagnole. Ce NIE peut être obtenu par vos moyens auprès d’un consulat espagnol en France ou d’un commissariat espagnol ou vous pouvez me confiez ces démarches.
2. Comparaître devant notaire espagnol
Les dirigeants doivent obligatoirement et régulièrement comparaître devant un notaire espagnol afin que les décisions de l’assemblée générale (ou de l’associé unique) et de l’organe d’administration soient inscrites au registre du commerce et des sociétés (RCS). Par ex : changements de gérant, augmentation de capital, tout type de modification des statuts.
=> Si le dirigeant ne vit pas en Espagne, il faudra prévoir des voyages réguliers sur le sol ibérique pour comparaître devant un notaire espagnol.
A noter: il est possible de déléguer la simple faculté de « comparaître devant le notaire », sans pouvoir de décision, à une personne résidant en Espagne afin d’éviter trop de déplacements. Certains clients décident de me déléguer cette faculté par soucis de simplicité.
3. Délégation de pouvoirs
Toute délégation de pouvoirs doit être faite par-devant notaire pour être valable en vertu du droit espagnol. De plus, en Espagne, les délégations de pouvoirs doivent être très détaillées car le fondé de pouvoirs ne pourra exercer uniquement les facultés expressément indiquées dans la délégation.
=> Si la délégation est signée par-devant un notaire français, il faudra que l’acte soit apostillé puis traduit en espagnol par un traducteur assermenté.
ATTENTION : les fondés de pouvoirs jouissant de délégations de pouvoirs trop générales pourront être requalifiés par les tribunaux espagnols comme des dirigeants de fait et, par conséquent, pourront éventuellement voir leur responsabilité engagée en cas de faute de gestion.
4. Responsabilité des dirigeants
En cas de procédure collective, la responsabilité des dirigeants en Espagne va, dans la pratique, au-delà de la responsabilité des dirigeants en France. En cas de mauvaise gestion qualifiée par les tribunaux comme étant « coupable », la responsabilité des dirigeants espagnols peut être engagée sur leurs biens personnels dans l’hypothèse où la socété ne pourrait pas faire face à ses dettes.
5. Les différents types d’organe d’administration en Espagne
Chaque type d’organes d’administration admis en droit espagnol présente ses propres problématiques auxquelles il faudra être attentif au moment de désigner les dirigeants.
Aussi bien pour les sociétés anonymes « sociedad anónima – S.A. » que pour les sociétés à responsabilité limitée « sociedad limitada – S.L. », vous avez le choix entre les organes d’administration suivant :
- le dirigeant unique (« administrador único») détient tout pouvoir et peut donc agir pour le compte de la société ;
- deux ou plusieurs dirigeants solidaires (« administradores solidarios ») peuvent agir individuellement au nom de la société ;
- deux ou plusieurs dirigeants conjoints (« administradores cunjuntos») qui devront toujours agir ensemble pour représenter la société. En pratique, ceci suppose une opérationnelle compliquée car il faut que les deux dirigeants se trouvent au même endroit et le même jour pour signer les documents ;
- et finalement le conseil d’administration qui sera composé d’entre 3 à 12 membres parmis lesquels seront désignés un président et un secrétaire (ce dernier n’est pas forcément membre du conseil). Il s’agit du mode d’administration le plus complexe.
N’hésitez pas à programmer une consultation juridique pour déterminer, ensemble, quel mode d’administration est le plus opportun pour votre société espagnole.